n8n · Prozessautomatisierung · Paderborn
n8n-Automatisierung in Paderborn. Wiederkehrende Handgriffe abgeben, zum Festpreis je Ablauf.
Anfragen beantworten, den Posteingang sortieren, Rechnungen ablegen, Daten von einem Programm ins andere tippen: Wenn solche Handgriffe in deinem Betrieb jeden Tag wiederkommen, baue ich dir einen Ablauf, der sie vorbereitet oder ganz übernimmt. Ich bin Dominik Reuting, Entwickler aus Paderborn. Ein Ablauf kostet ab 300 € netto zum Festpreis und gehört danach dir.
Vier Fragen, rund zwei Minuten, ohne Termin.
Ich programmiere seit 2014, habe ausgiebige Erfahrung mit KI in der Entwicklung und betreibe n8n selbst auf einem eigenen Server. Die drei Abläufe weiter unten habe ich gebaut; es sind eigene Beispiele, keine Kundenprojekte. Mehr über mich
01Ausgangslage
Woran du merkst,
dass sich Automatisierung lohnt
Für kleine und mittlere Betriebe ist Workflow-Automatisierung selten ein großes Projekt. Meist geht es um einen einzigen Vorgang, der oft vorkommt und jedes Mal gleich abläuft.
Daran erkennst du es
Du erledigst denselben Vorgang mehrmals pro Woche in denselben Schritten: Anfrage lesen, Antwort tippen, Termin eintragen. Könntest du ihn einer Aushilfe auf einem Zettel erklären, lässt er sich meist auch einem Ablauf beibringen.
Du tippst Angaben von einem Programm ins andere, etwa aus einer E-Mail in eine Tabelle oder aus einem Formular in die Kundenkartei. Und wenn viel los ist, bleibt etwas liegen: Die Anfrage wartet zwei Tage, die Rechnungen suchst du am Monatsende zusammen.
Was ich daraus baue
Ich baue solche Vorgänge mit n8n nach. n8n ist ein Programm, das andere Programme miteinander verbindet: Es wartet auf ein Ereignis, etwa eine neue E-Mail, und arbeitet dann eine festgelegte Folge von Schritten ab. Jeder Schritt liegt als Baustein auf einer Arbeitsfläche, deshalb lässt sich später nachsehen und ändern, was passiert.
Nicht jeder Handgriff lohnt sich. Was nur einmal im Monat anfällt oder jedes Mal anders läuft, bleibt besser Handarbeit, und das sage ich dir im Erstgespräch auch so.
02Beispiele
Drei Abläufe,
die ich gebaut habe
Alle drei sind eigene Abläufe und Vorlagen, keine Kundenprojekte. In jedem arbeitet eine KI mit: Sie ordnet Mails ein, entwirft Antworten oder filtert Nachrichten. Das ist gemeint, wenn von KI-Automatisierung die Rede ist.
KI-Posteingang
Sortiert neue E-Mails vor, entwirft Antworten und legt Rechnungen ab. 15 Bausteine auf der Arbeitsfläche.
- Auslöser
- Eine neue, ungelesene E-Mail im Postfach. Der Ablauf sieht einmal pro Minute nach.
- Schritte
- Ein Sprachmodell liest die Mail und ordnet sie einer von vier Spuren zu: dringend, braucht Antwort, Rechnung oder Newsletter.
- Dringendes meldet sich auf dem Handy, mit Absender, Betreff und den ersten Zeilen.
- Für Mails, die eine Antwort brauchen, schreibt ein zweites Modell einen Entwurf in deinem Ton und legt ihn im selben Mailverlauf ab.
- Bei Rechnungen wandert das PDF in die Ablage. Aussteller, Betrag, Datum und Rechnungsnummer stehen danach als neue Zeile in einer Tabelle.
- Newsletter bekommen ein Etikett und verlassen den Posteingang, bleiben aber über die Suche auffindbar.
- Ergebnis
- Wenn du das Postfach öffnest, ist vorsortiert, die Entwürfe warten auf dich und die Rechnungen sind abgelegt. Verschickt wird nichts ohne deine Freigabe. Was in keine der vier Spuren passt, bleibt unberührt liegen.
Der Ablauf direkt nach dem Import in n8n. Die roten Dreiecke markieren Konten, die noch nicht verbunden sind. Die Beschriftungen sind englisch, weil die Vorlage auf Englisch entstanden ist. Sofortantwort auf Anfragen
Liest nach, wer anfragt, und legt in Sekunden eine persönliche Antwort als Entwurf bereit. 11 Bausteine.
- Auslöser
- Jemand schickt das Kontaktformular auf deiner Website ab.
- Schritte
- Der Ablauf ruft die Website des Anfragenden auf, falls eine angegeben ist, und liest, was der Betrieb anbietet. Ohne Website arbeitet er nur mit der Nachricht weiter.
- Ein Sprachmodell stuft die Anfrage als heiß, warm, kalt oder Spam ein und merkt sich ein konkretes Detail für die Antwort. Spam endet hier und bekommt keine Antwort.
- Ein zweites Modell schreibt eine persönliche Antwort in deinem Ton und in der Sprache der Anfrage, auf Wunsch mit einem Link zur Terminbuchung.
- Anfrage, Einstufung und Antwort landen als Zeile in einer Tabelle. Heiße Anfragen melden sich zusätzlich auf dem Handy, damit du dort zuerst anrufst.
- Ergebnis
- Vom Absenden bis zur fertigen Antwort vergehen in der Regel 10 bis 20 Sekunden. Für deinen Betrieb lege ich die Antwort als Entwurf in dein Postfach, und sie geht erst nach deinem Okay raus. Auf dieser Website läuft der Ablauf nicht: Anfragen aus dem Projektrechner beantworte ich selbst.
Im Bild steht die Vorlage, wie ich sie gebaut habe: Sie sendet die Antwort direkt („Send reply“). Für einen Betrieb stelle ich diesen letzten Schritt auf Entwurf um. Direktes Senden gibt es nur, wenn du es ausdrücklich willst. Täglicher Nachrichtenfilter
Mein eigener Morgenüberblick: aus vier Fachquellen die fünf Beiträge, die das Lesen lohnen. Läuft bei mir seit Ende September 2026.
- Auslöser
- Ein Zeitplan, jeden Werktag um 6:30 Uhr.
- Schritte
- Der Ablauf holt die neuen Beiträge aus vier Fachquellen und entfernt Doppelte.
- Ein Modell bewertet jeden Beitrag nach Nutzen, Thema und danach, wie viel davon bloße Aufregung ist.
- Die fünf besten kommen als eine Nachricht aufs Handy.
- Jeder Beitrag wird in einer Tabelle protokolliert, auch der aussortierte. Was beim Bewerten scheitert, kommt beim nächsten Lauf wieder an die Reihe.
- Ergebnis
- Ich lese morgens eine Nachricht statt vier Quellen. Unter jeder steht eine Statuszeile mit fünf Zahlen: geholt, bewertet, gescheitert, neu, verschickt. Für einen Betrieb passt dasselbe Muster zum Beispiel auf neue Ausschreibungen oder Meldungen aus der Branche.
Gebaut habe ich die Beispiele mit Gmail, Google Drive, Google Tabellen und Telegram, die KI-Schritte mit Claude von Anthropic. Die meisten davon sind Dienste aus den USA. In deinem Betrieb baue ich dieselbe Logik mit den Programmen, die du schon nutzt, und wir legen vorher fest, welche Daten wohin gehen dürfen. Die Sofortantwort beginnt beim Kontaktformular. Fehlt dir die Website dazu, baue ich auch die.
Webdesign in Paderborn03Was du davon hast
Was bei jedem Ablauf
von Anfang an feststeht
Festpreis je Ablauf, kein Abo
Automatisierung wird oft als Einrichtung plus Monatsbetrag verkauft. Bei mir zahlst du den Ablauf einmal, zu einem Festpreis, der vorher schriftlich im Angebot steht: ab 300 € für einen Ablauf, ab 800 € für mehrere. Ein Wartungsabo gibt es nicht. Laufend zahlst du nur, was der Betrieb selbst kostet, also den Server und bei KI-Schritten die Nutzung des Sprachmodells, und beides direkt beim jeweiligen Anbieter.
Der Ablauf gehört dir
n8n läuft auf deinen Namen, und jeden Ablauf bekommst du zusätzlich als Datei. Die lässt sich in jedes andere n8n einspielen. Kleinigkeiten wie einen Vorlagentext, einen Empfänger oder eine Uhrzeit änderst du nach einer kurzen Einweisung selbst auf der Arbeitsfläche. Willst du später mit jemand anderem weiterarbeiten, brauchst du mich dafür nicht.
KI entwirft, ein Mensch gibt frei
Ich arbeite in der Softwareentwicklung täglich mit KI und baue sie in Abläufe ein, wo sie Arbeit abnimmt: Mails einordnen, Antworten entwerfen, Nachrichten filtern. Aus dieser Erfahrung kenne ich auch ihre Grenzen. Ein Sprachmodell trifft manchmal den falschen Ton oder macht eine Zusage, die du nie gegeben hättest. Deshalb baue ich Entwurf statt Versand: Die Antwort liegt fertig in deinem Postfach und geht erst raus, wenn du sie gelesen hast. Das kostet dich einen Klick pro Mail.
Deine Daten laufen über deinen Server
n8n gibt es als Cloud-Dienst des Herstellers und als Fassung zum Selbstbetreiben. Ich richte die zweite ein, auf einem kleinen Server in Deutschland. Den Vertrag schließt du auf deinen Namen, und du zahlst direkt beim Anbieter. Deine Abläufe und ihre Protokolle liegen damit bei dir. Was ein Ablauf an andere Programme weitergibt, etwa an ein Sprachmodell, legen wir vorher gemeinsam fest.
Du siehst, was gelaufen ist
Mein Nachrichtenfilter hängt an jede Meldung eine Statuszeile und schreibt jeden Vorgang in ein Protokoll. So baue ich auch deinen Ablauf: mit einem Protokoll, in dem jeder Lauf steht, und mit einer Meldung an dich, wenn ein Schritt scheitert. Du musst dich also nicht darauf verlassen, dass schon alles läuft. Einen Bereitschaftsdienst rund um die Uhr biete ich nicht an.
04Ablauf
In drei Schritten
zum fertigen Ablauf
- 01
Vorgang eingrenzen
Im Projektrechner wählst du „Automatisierung“ und siehst nach vier Fragen einen Startpreis. Danach melde ich mich, und du zeigst mir, wie der Vorgang heute läuft: am Bildschirm per Video oder bei dir im Betrieb, wenn du im Raum Paderborn sitzt. Das Gespräch kostet nichts.
- 02
Angebot und Bau
Du bekommst ein schriftliches Angebot mit festem Umfang. Nach deiner Zusage baue ich den Ablauf und lasse ihn mit echten Beispielen von dir laufen, etwa zehn typischen Anfragen oder den Rechnungen eines Monats. Du siehst die Ergebnisse, bevor irgendetwas an deine Kundschaft geht.
- 03
Übergabe und danach
Der Ablauf zieht auf deinen Server um, und du bekommst die Datei dazu samt einer kurzen Beschreibung: was ihn auslöst, was er tut, wo du nachsiehst, wenn er hängt. Danach bleibe ich erreichbar. Fehler und kleine Änderungen erledige ich nach Absprache, Größeres läuft als neuer Auftrag mit eigenem Angebot.
05Preise
Was ein Ablauf
bei mir kostet
Startpreise für die Umsetzung zum Festpreis, netto zuzüglich Umsatzsteuer. Wie viel es bei dir wird, hängt davon ab, wie viele Programme beteiligt sind und wie viele Sonderfälle der Vorgang kennt.
Ein Ablauf
Zwei bis drei Systeme, ein wiederkehrender Vorgang.
ab300 €
Mehrere Abläufe
Verzweigte Logik, Fehlerbehandlung, Protokolle.
ab800 €
Ganzer Prozess
Abteilungsübergreifend, eigener n8n-Server, Übergabe inklusive.
ab1.800 €
Nur wenn du es brauchst
- Schnittstellen anbinden+ 400 €
Kein Wartungsabo und keine monatliche Grundgebühr bei mir. n8n braucht einen kleinen Server: Ich richte ihn dir auf Wunsch ein, der Vertrag läuft auf deinen Namen, und du zahlst direkt beim Anbieter. Das verbindliche Angebot bekommst du schriftlich, bevor etwas beginnt.
Eigenen Startpreis berechnen06Über n8n hinaus
Wenn n8n nicht reicht,
programmiere ich den Rest
n8n verbindet Programme, die eine Schnittstelle mitbringen. Hat dein Branchenprogramm keine, oder wird ein Vorgang zu verzweigt für eine Arbeitsfläche, schreibe ich das fehlende Stück als eigenen Code. Einen zweiten Dienstleister brauchst du dafür nicht, weil ich hauptberuflich Software entwickle und Web-Anwendungen mit Angular und Laravel baue. Ich arbeite allein, als n8n-Freelancer im Nebengewerbe und ohne Agentur dahinter. Du sprichst also immer mit der Person, die den Ablauf gebaut hat.
Ein Beispiel dafür kannst du dir ansehen: eternal-synergy.com, Website und Teamportal der E‑Sport-Organisation Eternal Synergy, in der ich selbst Teammanager bin. Die Spielerstatistiken kommen dort automatisch von FACEIT, ein Hintergrundprozess gleicht sie regelmäßig ab. Das ist programmierter Code ohne n8n und ein Eigenprojekt, kein Kundenauftrag. Auch die Anfragen dieser Website laufen in ein eigenes Backend, das mir jede neue Anfrage aufs Handy meldet.
eternal-synergy.com ansehen (öffnet in neuem Tab)07Vor Ort
In Paderborn komme ich vorbei,
sonst reicht der Bildschirm
Einen Vorgang versteht man am schnellsten, wenn man danebensitzt. Sitzt dein Betrieb in Paderborn, in Schloß Neuhaus oder Elsen, in Bad Lippspringe, Delbrück, Salzkotten oder Hövelhof, komme ich zum Erstgespräch gern vorbei und lasse mir zeigen, wie die Arbeit heute läuft, an welchem Rechner und mit welchen Programmen.
Für Lippstadt und Bielefeld schlage ich in der Regel ein Videogespräch mit geteiltem Bildschirm vor, ein Treffen ist nach Absprache möglich. Überall sonst im deutschsprachigen Raum arbeite ich vollständig remote. Gebaut und getestet wird ohnehin am Rechner, und die Testläufe siehst du von dort, wo du gerade bist.
Wie wir den Vorgang durchgehen
- Paderborn mit Schloß Neuhaus und Elsen
- bei dir im Betrieb
- Bad Lippspringe, Delbrück, Salzkotten, Hövelhof
- bei dir im Betrieb
- Lippstadt, Bielefeld
- per Video, Treffen nach Absprache
- Übriger DACH-Raum
- per Video mit geteiltem Bildschirm
08Fragen
Was Betriebe vor dem
ersten Ablauf wissen wollen
Was kostet eine Automatisierung mit n8n?
Ein einzelner Ablauf, der zwei bis drei Programme verbindet, beginnt bei 300 € netto. Mehrere Abläufe mit Verzweigungen und Fehlerbehandlung beginnen bei 800 €, ein ganzer Prozess über mehrere Abteilungen bei 1.800 €. Das sind Festpreise für die Umsetzung. Im Projektrechner siehst du nach vier Fragen einen Startpreis, das verbindliche Angebot kommt schriftlich.
Was kostet der Betrieb danach?
Bei mir nichts Laufendes, es gibt kein Wartungsabo. n8n braucht aber einen kleinen Server, den du bei einem Hosting-Anbieter mietest und dort direkt bezahlst. Die Fassung von n8n, die ich darauf einrichte, kostet keine Lizenzgebühr. Nutzt ein Ablauf ein Sprachmodell, rechnet dessen Anbieter nach Verbrauch ab, also je verarbeiteter Mail oder Anfrage. Welche Größenordnung das bei dir hat, schätze ich im Angebot anhand deiner Mengen.
Wo laufen meine Daten?
n8n läuft auf einem Server in Deutschland, den du auf deinen Namen mietest. Dort liegen die Abläufe, die Zugänge zu deinen Programmen und die Protokolle. Deine Programme selbst bleiben, wo sie sind: Liegen deine Mails heute bei einem Anbieter in den USA, ändert der Ablauf daran nichts. Bei einem KI-Schritt geht der jeweilige Text an den Anbieter des Sprachmodells. Welcher Anbieter das ist und welche Daten er sehen darf, legen wir fest, bevor ich baue. Rechtsberatung zum Datenschutz gebe ich nicht. Ob du etwa einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung brauchst, klärst du mit deiner Datenschutzberatung.
Kann die KI etwas Falsches verschicken?
In der Voreinstellung nein, weil sie gar nichts verschickt. Sie schreibt einen Entwurf, und der geht erst raus, wenn du ihn gelesen und abgeschickt hast. Dass ein Sprachmodell sich irrt, kommt vor, deshalb liest ein Mensch mit. Bei meinem Posteingangs-Ablauf ist das fest so gebaut. Die Sofortantwort kann technisch auch direkt senden. Das schalte ich nur ein, wenn du es ausdrücklich willst, und dann für klar umrissene Fälle wie eine Eingangsbestätigung.
Kann ich das nicht einfach selbst mit ChatGPT oder einer KI machen?
Für einzelne Texte ja, und dafür brauchst du mich nicht. Ich arbeite selbst täglich mit KI. Ein Ablauf, der jeden Tag unbeaufsichtigt läuft, braucht mehr als eine gute Eingabe: einen sauberen Auslöser, Zugriffe auf Postfach und Programme, Fehlerbehandlung, ein Protokoll und klare Regeln, was die KI darf und was ein Mensch freigibt. Aus mehreren Jahren Berufserfahrung als Softwareentwickler weiß ich, an welchen Stellen solche Abläufe brechen, und baue sie so, dass du dich darauf verlassen kannst. Du bekommst das Tempo der KI und das Urteil eines Entwicklers, zum Festpreis je Ablauf.
Was passiert, wenn ein Ablauf hängt?
Jeder Lauf steht im Protokoll von n8n, mit dem Schritt, an dem er gescheitert ist, und den Daten, die er gerade bearbeitet hat. Zusätzlich baue ich eine Meldung ein, die dich in diesem Fall erreicht. Ich baue Abläufe so, dass das Original liegen bleibt: Die Mail ist weiter im Postfach, die Anfrage weiter im Formular-Eingang, und du erledigst sie wie bisher von Hand. Eine typische Ursache ist ein abgelaufener Zugang zu einem der angebundenen Programme. Die Reparatur mache ich nach Absprache, eine Überwachung rund um die Uhr gehört nicht zu meinem Angebot.
Brauche ich dafür neue Software?
Nur n8n selbst und den Server, auf dem es läuft; beides richte ich ein. Sonst arbeitet der Ablauf mit dem, was du schon hast: Postfach, Kalender, Tabellen, Buchhaltung, das Formular auf deiner Website. Voraussetzung ist, dass ein Programm eine Schnittstelle hat. Bei verbreiteter Bürosoftware ist das fast immer so, bei manchem Branchenprogramm nicht. Das prüfe ich vor dem Angebot und sage dir, wenn etwas nicht geht oder nur mit einem programmierten Zwischenstück.
Was ist n8n, und warum nicht Zapier oder Make?
n8n ist ein Werkzeug aus Berlin, mit dem sich Abläufe zwischen Programmen aus fertigen Bausteinen zusammensetzen lassen. Zapier und Make machen Ähnliches, laufen aber auf den Servern des Anbieters und rechnen nach der Zahl der ausgeführten Schritte ab. n8n darfst du selbst betreiben. Dann bleiben die Abläufe bei dir, und die Kosten hängen am Server statt an der Zahl der Vorgänge. Nutzt du schon Zapier oder Make und bist zufrieden, gibt es keinen Grund zu wechseln.
Zeig mir den Vorgang, der dich aufhält
Beschreib ihn im Projektrechner. Du siehst sofort einen Startpreis, und ich melde mich in der Regel innerhalb eines Werktags persönlich bei dir.
Ablauf eingrenzenKostenlos und unverbindlich.