n8n, Zapier oder Make: Welche Automatisierung passt für einen kleinen Betrieb?

Alle drei verbinden Programme, die von sich aus nichts voneinander wissen. Kommt eine Anfrage über das Formular, legt der Ablauf einen Kontakt an, schreibt eine Zeile in die Tabelle und meldet sich auf dem Handy. Sie unterscheiden sich darin, wie sie abrechnen, wo die Daten liegen und wie viel Technikverständnis sie verlangen.

Ich selbst baue mit n8n. Lies den Vergleich mit diesem Wissen.

Bevor du Monatspreise vergleichst, musst du wissen, was gezählt wird. n8n zählt eine Ausführung je Durchlauf, egal ob der Ablauf drei oder dreißig Schritte hat. Zapier zählt jede erfolgreich ausgeführte Aktion als Task, Make jede Aktion als Credit.

Je mehr Schritte ein Ablauf hat, desto stärker fällt dieser Unterschied ins Gewicht. Bei kurzen Verknüpfungen mit ein oder zwei Aktionen spielt er kaum eine Rolle.

Für die selbst betriebene Community Edition von n8n gibt es keinen Tarif nach Ausführungen. Sie ist kostenlos und enthält laut n8n fast den ganzen Funktionsumfang, bezahlt wird der Server. Ein kleiner eigener Server kostet bei deutschen Anbietern rund 10 € im Monat (Listenpreis inklusive Mehrwertsteuer, Stand 14. November 2026). Bei KI-Schritten kommt die Nutzung des Sprachmodells dazu, die dessen Anbieter nach Verbrauch abrechnet. Für die KI-Schritte meines eigenen Nachrichtenfilters habe ich ein Budget von 5 US-Dollar im Monat gesetzt.

Sobald ein Ablauf Kundendaten anfasst, also Namen, Mailadressen oder Rechnungen, wird der Standort zur Frage. Zapier speichert nach eigener Angabe in den USA und bietet keine Speicherung nur in der EU an. Bei Make wählst du beim Anlegen der Organisation zwischen EU und USA, nachträglich lässt sich das nicht ändern. n8n Cloud speichert in Frankfurt.

Nur n8n kannst du selbst betreiben, etwa auf einem Server in Deutschland, dessen Vertrag auf deinen Namen läuft. Dann liegen die Abläufe und ihre Protokolle bei dir. Für alles, was ein Ablauf an andere Dienste schickt, gilt das nicht: Geht eine Mail zur Einordnung an ein Sprachmodell in den USA, landet ihr Inhalt dort, egal wo n8n steht. Welche Daten wohin dürfen, klärst du deshalb je Ablauf und im Zweifel mit deinem Datenschutzbeauftragten. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Selbst betreiben bedeutet Arbeit. Jemand muss den Server einrichten und Aktualisierungen einspielen, und das gehört mit in die Rechnung.

Zapier

Zapier ist am leichtesten zu lernen. Du wählst einen Auslöser und eine Aktion, und der Ablauf steht. Im kostenlosen Tarif sind nur Abläufe mit zwei Schritten möglich. Wer verzweigen oder mehrere Aktionen hintereinander ausführen will, braucht einen bezahlten Tarif, und mit jeder Aktion steigt der Verbrauch.

Make

Make zeigt den Ablauf als Schaubild und kann verzweigen und filtern. Das verlangt etwas mehr Einarbeitung. Weil jede Aktion einen Credit kostet, lohnt es sich, vor dem Bauen zu überschlagen, wie oft ein Ablauf läuft.

n8n

n8n verlangt am meisten Technikverständnis. Daten wandern als strukturierte Datensätze von Schritt zu Schritt, und wer mehr als Standardfälle will, schreibt kurze Ausdrücke oder ein Stück Code. Dafür lässt sich fast alles bauen: Fehlt eine fertige Anbindung, ruft ein Schritt die Schnittstelle des Programms direkt auf.

Alle drei sind meine eigenen Abläufe und Vorlagen, keine Kundenprojekte.

KI-Posteingang

Der Ablauf sieht einmal pro Minute nach neuen Mails. Ein Sprachmodell ordnet jede Mail einer von vier Spuren zu: dringend, braucht Antwort, Rechnung oder Newsletter. Für Antworten entsteht ein Entwurf, Rechnungen werden abgelegt und in eine Tabelle eingetragen. Verschickt wird nichts ohne Freigabe. Jede Mail durchläuft mehrere Schritte und enthält personenbezogene Daten. Deshalb passen hier die Zählung je Durchlauf und der eigene Server.

Sofortantwort auf Anfragen

Schickt jemand das Kontaktformular ab, liest der Ablauf die Website des Anfragenden, stuft die Anfrage ein und schreibt eine persönliche Antwort als Entwurf. Vom Absenden bis zum fertigen Entwurf vergehen in der Regel 10 bis 20 Sekunden. Einen Ablauf dieser Art kannst du auch mit Zapier oder Make bauen, und bei wenigen Anfragen im Monat bleibt der Verbrauch dort klein.

Täglicher Nachrichtenfilter

Jeden Werktag um 6:30 Uhr holt der Ablauf die neuen Beiträge aus vier Fachquellen, lässt ein Modell jeden einzelnen bewerten und schickt mir die besten, höchstens fünf, aufs Handy. Beim ersten Lauf am 27. September 2026 waren es 29 Beiträge, 4 davon kamen durch. In n8n ist das eine Ausführung am Tag. Wo jede Aktion zählt, kostet allein die Bewertung an so einem Morgen mindestens 29 Tasks oder Credits.

• Nimm Zapier, wenn du zwei Programme schnell verbinden willst, der Ablauf selten läuft und der Datenstandort USA für diese Daten in Ordnung ist.
• Nimm Make, wenn der Ablauf verzweigt, du ihn selbst im Schaubild pflegen willst und die Daten in der EU liegen sollen, ohne dass du einen Server betreibst.
• Nimm n8n, wenn Abläufe viele Schritte haben, oft laufen, mit Kundendaten oder KI arbeiten oder an Programme ohne fertige Anbindung müssen.
• Nimm keins davon, wenn der Vorgang einmal im Monat vorkommt und fünf Minuten dauert. Dann kostet das Einrichten mehr, als es spart.

Ich baue Abläufe mit n8n, zum Festpreis ab 300 € netto je Ablauf und ohne Wartungsabo. Den Server richte ich auf Wunsch ein, der Vertrag läuft auf deinen Namen. Wie das abläuft, steht auf der Seite n8n-Automatisierung in Paderborn.